El Verdadero Valor de un Sistema de Gestión

Hola, gente dedicada a los sistemas de gestión.

Bienvenidos al segundo episodio de este podcast. Hoy hablaremos sobre algo fundamental en la gestión.
¿Para qué sirve realmente un sistema de gestión? ¿Es solo para cumplir con una norma o es algo más?
Vamos a entender cómo realmente puedes generar valor en una empresa.
En este episodio vamos a explorar qué significa agregar valor a través de un sistema de gestión.
Cómo puedes tú hacer una evaluación básica de lo que necesita tu sistema de gestión para crecer
y cómo tu tarea no es crear desde cero un sistema, sino proporcionar las herramientas para describirlo y mejorarlo.
También vamos a ver
como el ciclo de Deming
planear, hacer, verificar y actuar juega un papel clave en esto.
Veamos.
Qué es agregar valor en un sistema de gestión?
Mira, a menudo se habla de agregar valor en auditorías o en los sistemas. Pero qué significa esto realmente? No se trata. No se trata de cumplir con las normas de certificación. Aguas. Se trata de lograr que el sistema de gestión sea una herramienta útil y funcional para la empresa.
Una empresa que realmente aprovecha su sistema de gestión no lo ve como un requisito externo, sino como un conjunto de procesos que le van a ayudar a mejorar, ser más eficiente
y tomar mejores decisiones.
Cuál es el rol que debe desarrollar el responsable del sistema de gestión?
Mira, de acuerdo a mi experiencia, uno de los errores más comunes es pensar que el responsable del sistema de gestión. Y ojo, digo, cualquier sistema de gestión, ya sea de salud y seguridad, de medio ambiente o de calidad, o cualquier otro que quieras montar
el sistema de gestión que vas a montar alrededor del SAT, el sistema de gestión que debes montar para la seguridad de la información y de tus datos. Bueno, cualquiera de estos sistemas.
El error más común es pensar que tú debes llegar a implementar, a idear algo desde cero. Pero en realidad tu función es ayudar a describir lo que la empresa ya hace. Definir en qué nivel de madurez están estas
acciones o este sistema que tienen este documentado o no,
y desarrollarlo,
desarrollarlo de acuerdo a lo que vamos a ver a lo largo de esta plática.
Un sistema de gestión es intrínseco a la empresa. Es decir,
no importa si tú empezaste con la empresa, no importa si tú llegaste diez años después, 20 años después
tú vas a llegar y vas a encontrar que ya hay un sistema. No sabemos cómo esté el sistema, pero ya hay un sistema. Entonces concéntrate en eso. El sistema ya existe.
Entonces parte de tu trabajo es es hacerlo
mejor, hacer lo que crezca, hacer lo que madure y no solamente hacer un añadido burocrático. Si no aporta valor, es que algo estamos haciendo mal.
Para esto.
Hay documentos que que aquí abajo en la descripción de todo nuestro
de nuestro podcast
vas a ver un enlace a un documento que es muy importante en donde te dice cómo hacer básicamente un análisis de la situación de la empresa. Ojo! Olvídate de todos esos archivos que andan circulando por Facebook, por LinkedIn, por
cualquier red social en donde te dicen Contesta esta encuesta para que veas cuál es el nivel nivel de madurez de tu de tu organización. Aguas con esos test. No es que sean malos, pero
se
se ajustan o solamente están
definidos
como cumplimiento o como un chequeo del cumplimiento de los elementos de la norma
y de la norma que quieras certificar. Pero no, no no no, no nos vamos por ahí.
Lo que tú debes clarificar es
si.
Te debes fijar en dos cosas fundamentales en cómo está la madurez del sistema de gestión, es decir, de los elementos que tú tienes por revisar, si tú tienes que revisar o si tú tienes que implementar un sistema de gestión de seguridad. Okay. Cómo está? Si tienen ya un un sistema o tienes que desarrollarlo. Y por otro lado, la madurez que tiene la empresa en hacer las cosas
y señaló entre comillas hacer las cosas bien dentro de este sistema de gestión. Es decir, la empresa hace las cosas bien en cuestión de seguridad o no saben o apenas están empezando la la organización en donde estás entrando, en donde vas a comenzar a trabajar con esto hace las cosas bien en cuestión de calidad
o apenas está comenzando y todavía no hay una cultura de hacer estas cosas bien? Bueno, eso es lo que tienes que evaluar, Eso es lo que te comenta el documento.
Y entonces, pensando en esto, todas las empresas pueden caer en cuatro zonas. La zona uno es cuando
la madurez del sistema de gestión es básica o no tiene
y la cultura de hacer bien las cosas. La cultura de gestión también es básica. No están acostumbrados a hacer las cosas bien, Quieren hacerlas como salgan. Bueno, entonces tú vas a ayudar a la empresa ahora sí, creando un sistema de gestión desde cero, en donde les vas a definir cuáles son los registros, cuáles son los requisitos, cuáles son, en dónde tú les vas a definir.
En dónde tú les vas a definir cuáles son los requisitos por cumplir, la documentación que hay que realizar y los registros que van a evidenciar el trabajo.
La zona dos
es cuando
el sistema de gestión tiene También baja madurez. Pero la cultura de hacer bien las cosas es alta.
En este. En este caso. Tu trabajo como responsable del sistema es decirle a la organización y como dijimos al inicio, sin hacer algo burocrático, es
cómo demostramos
ante un sistema de gestión que se están haciendo bien las cosas,
cómo optimizamos los procesos que ya existen y se están haciendo bien y cómo los definimos dentro de un sistema.
Las empresas que están en la zona tres, en donde hay una alta madurez del sistema de gestión, pero hay una cultura de no hacer bien las cosas.
Es en este tipo de empresas en donde tu función como responsable de este sistema es
ir viendo que lo que ya se documentó o lo que se tiene
definido para el sistema de gestión. El sistema de gestión vaya permeando hacia los procesos y que estos procesos poco a poco se vayan ajustando a lo que se definió en el sistema.
Una empresa que está en la zona cuatro con alta madurez en el sistema y una alta cultura de hacer bien las cosas. Entonces tienes un sistema muy bien estructurado y que ya se está usando
como herramienta para tomar decisiones. Cuál es tu tarea en estas, en esta empresa o en estas organizaciones? Tu tarea como responsable del sistema es buscar con las direcciones
como mejorar, buscar contra otras organizaciones, cómo mejorar todavía más el sistema de gestión.
Déjame darte unos ejemplos rápidos de cómo puedes definir o cómo se clasifican las empresas de acuerdo a estas zonas. Por ejemplo, para calidad en una zona, una empresa que está en una zona uno no hay procesos definidos, no hay control de calidad.
Siguiendo en calidad, la zona dos
es una empresa en donde se revisa la calidad de manera informal.
Se revisa la calidad de manera informal pero sin documentación.
Una empresa en cuestión de calidad en la zona tres es la que cumple con los requisitos de calidad. Los requisitos para los productos. Los requisitos para los procesos.
Pero no hay una integración real en la operación.
Una organización en la zona cuatro usa la calidad como estrategia para la mejora continua.
Cómo definiríamos estas zonas? Para
una organización que quiere aplicar 14.001. Medio ambiente.
Una empresa en la zona uno no tiene nada de gestión ambiental
y cumple el mínimo de regulaciones, aquellas que le cuestan dinero, aquellas en las que ya los multaron y no quieren repetir la multa.
La zona dos. Una empresa en la zona dos ya existe cierta conciencia ambiental y la están desarrollando, pero no hay procesos definidos.
Una empresa en la zona tres tiene una certificación ISO 14.001, pero en la operación hay un compromiso real de la empresa
para la zona cuatro. La empresa integra la gestión ambiental en su estrategia y cultura organizacional.
Cómo puedes ver a una empresa en estas zonas de acuerdo a seguridad y salud? Una empresa en la zona uno No hay medidas de seguridad más allá de lo que legalmente se exige. Y ojo, no es todo. Es esas partes que ya saben que si les cae algo van a tener multas de todo. O de esas cosas que de pronto se ponen de moda. Por ejemplo la NOM cero 35
que la implementan sin que todo lo demás esté bien definido o esté andando.
Una empresa en la zona dos
es aquella en donde existe una cultura de seguridad, pero no hay procedimientos formales. Una empresa en la zona tres cumple con la ISO 45.001, pero la seguridad es vista como una obligación y no como parte del trabajo. De esas creo que abundan.
Una empresa. Zona cuatro. La seguridad es parte del ADN de la empresa, con participación activa de los empleados y
de los mandos.
Bueno, identificar en qué zona está tu empresa o la que a la que estás ayudando a certificarse permite entender que necesitas mejorar y cómo se puede evolucionar hacia una verdadera cultura de gestión.
Ahora, cómo vas a ayudar
a ir mejorando estos procesos? Y aquí te voy a hablar sobre algo que todos los auditores y ojo, todos los auditores deberían estar aplicando o ya te están aplicando cuando hacen auditoría. Pero no nada más es los auditores. Tú debes pensar así. Debes invitar a la gente de tu organización a que piense de esta forma para que vayas motivando la mejora de tus sistemas o de tus procesos.
Esta herramienta se llama el ciclo de Deming, que es la base para la mejora continua. El ciclo de Deming, que es planear, hacer, verificar y actuar. PHVA
es la clave para entender cómo mejorar un sistema de gestión sin verlo como una carga administrativa.
Cada empresa ya sigue su su propio ciclo de mejora, pero formalizarlo con el enfoque de
planear, hacer, verificar y actuar ayuda a hacer mejoras con base en datos y hechos, no solamente en intuiciones, no solamente en el yo creo.
Ok.
Entonces,
de hecho, eh
por aquí voy a dejar una imagen en donde se ve que la misma norma la 9001 está diseñada en EH de esta forma. Bueno, no nada más la 9001, de hecho la 14.001 y cualquier norma de sistemas de gestión en ISO va a basar su su estructura en este ciclo en planear, hacer, verificar y actuar en planear. Son es la parte desde donde tú defines cuáles son los requisitos y los riesgos que rodean a tu organización, en cómo defines cuál es la estructura organizacional y de autoridad en tu en tu empresa y cómo asignas los recursos para después hacer la parte
de hacer, que es
los puntos en donde
documentas, en donde defines
quiénes van a hacer las tareas y en donde ya ejecutas la operación.
La parte de verificar que es en donde evalúas
como debes,
como se han cumplido con los objetivos que definiste para tu sistema y al final la parte de actuar, es decir, con base en lo que encontraste en el punto de verificar qué vas a hacer para seguir mejorando tu sistema.
Ok, entonces.
Como ejemplo, imagínate que una empresa de manufactura quiere reducir errores en producción en lugar solo de cumplir ISO 9001.
Si usas Planear, hacer, verificar y actuar para analizar dónde ocurren errores,
pruebas, solución y mide resultados.
Todo esto y si tú das seguimiento como responsable del sistema de gestión, así vas agregando valor real.
Como les comento más abajo, van a ver
si no están viendo
todas las imágenes que estoy dejando con relación a este.
A este podcast
te pido por favor que vayas a la página
y más adelante te digo cuál es
para que puedas ir viendo
todo
un poco más gráficamente todo lo que estoy hablando.
Bueno, en fin. Entonces,
como conclusión, un sistema de gestión no es solo para obtener un certificado, es una herramienta para hacer que tu empresa funcione mejor.
Si solo lo usas para la auditoría anual. Estás perdiendo una gran oportunidad. La tarea del responsable del sistema no es inventarlo. Sino ayudar a la empresa a entenderlo, documentarlo y mejorarlo.
Como te comentaba.
Visita, por favor nuestra página si te interesa seguir aprendiendo, ser más competente sobre sistemas de gestión y cómo digitalizarlos. Aquí no hablamos nada de digitalizar, pero lo haremos en las próximas en los próximos capítulos del podcast. Visita SG Guion y Punto Work donde encontrarás más recursos.
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Pues nos escuchamos en el próximo episodio. Recuerda que la gestión bien hecha no es burocracia, sino eficiencia.
Visítanos para ser más competente. Y hasta la próxima.